در حال دکوراسیون دفتر کار استارتاپ خود هستید؟ یا شرکتی شناخته‌شده دارید که می‌خواهید دستی به سر و رویش بکشید؟ واقعیت این است که چندان تفاوتی ندارد. بایدها و نبایدهایی هست که مجبورید در نظر داشته باشید؛ وگرنه همان تبدیل به بزرگترین باخت شما خواهد شد و البته که اگر آن‌ها را مد نظر بگیرید، برنده بزرگ این بازی خواهید بود! گاهی انقدر که هر روز در مقابل هجمه دفتر کارهای با پلان‌ باز هستیم، بعضی وقت‌ها اصلا نمی‌توانیم دکوراسیون دفتر کار مناسب، کلاسیک و زیبا را تشخیص بدهیم. کار به جایی رسیده که فرهنگ کار شرکت‌ها در حال فدا شدن به پای دکوراسیون‌های زرق و برق‌دار مد روز است و دیگر کمتر اسمی از مبلمان اداری باکیفیت می‌بینیم و می‌شنویم.

در این مقاله بایدها و نبایدهایی درباره دکوراسیون دفتر کار به شما آموزش می‌دهیم. ۳ باید و ۳ نباید! چندان پیچیده نیست. اما مهم است! با ما همراه باشید.

باید اول: در دکوراسیون دفتر کار، به آرامش روانی کارکنان فکر کنید

واقعیت این است که وقتی دکوراسیون دفتر کار خود را به‌گونه‌ای پیش می‌برید که مثلا بخش IT را به طور کامل از همه جدا می‌کنید و در طبقه آخر می‌گذارید یا گروهی از کارکنان پر سر و صدای خود را جایی می‌گذارید که بقیه نیروها به آرامش و تمرکز نیاز دارند، پیغامتان به کارکنان واضح است: آرامش روانی شما برای من اهمیت ندارد! و این اشتباه تمام است. آرامش روانی محصولی است از وضعیت محیط: اینکه آدم‌ها بتوانند با همکاران و بالادستی‌های خودشان راحت ارتباط برقرار کنند؛ اینکه دمای اتاق مناسب باشد، میزان نور زیاد و کم نباشد، و فضای شخصی در کنار فضای عمومی در اختیار افراد باشد. فرقی نمی‌کند که در دکوراسیون دفتر کار خود یک میز غذاخوری بلند در نظر گرفته باشید یا مثلا هر کسی فضای خودش را برای استراحت و غذاخوری در اختیار داشته باشد، بهرحال هدف اصلی حفظ آرامش و سلامت کارکنان است.

نباید اول: در دکوراسیون دفتر کار هویت برند خود را فدای تخفیف نکنید

شما هم از آن دسته هستید که درعمده‌فروشی‌ها و مگامال‌ها دنبال مبلمان اداری تخفیف‌خورده برای دکوراسیون دفتر کار می‌گردند؟ اگر مثلا یک استارتاپ کوچک هستید و بودجه‌تان خیلی محدود است، شاید خیلی هم مشکلی نباشد… بالاخره هر شرکتی از جایی شروع می‌کند. ولی در نهایت، بدانید که دکوراسیون دفتر کار و مبلمان اداری چیزی شبیه سرمایه‌گذاری هستند. هر چه انتخاب کنید و بخرید، بازتابی از فرهنگ و ارزش‌های حاکم بر کار شما خواهند بود: چه از یک نجار محلی میز کنفرانس چوبی بخرید یا صندلی اداری شیک با سایه‌ای از رنگ برندتان بخرید. توصیه دیگر ما این است که گارانتی و خدمات پس از فروش را هم اصلا دست‌کم نگیرید. اگر می‌دانید که ده سال آینده مبلمان اداری که برای دکوراسیون دفتر کار خود انتخاب کردید قرار است خراب شود و بعد با گارانتی ۵ ساله خرید می‌کنید، یعنی پیشاپیش خرج اضافی روی دست خودتان می‎‌گذارید.

 باید دوم: مبلمان اداری انتخابی‌تان برای تغییر دکوراسیون را حسابی بشناسید

آن مبلمانی که برای دکوراسیون دفتر کار خود انتخاب کرده‌اید، حتما سازنده‌ای دارد. بالاخره کسی آن را برای شما ساخته. می‌دانید کیست؟ برای ساخت مبلمان شما از چه متریالی استفاده کرده؟ تامین‌کننده مبلمان شما حتما داستانی دارد که بگوید از اینکه منابع ساخت آن از کجا تامین شده، چطور ساخته شده، کجا ساخته شده و در نهایت به دست شما رسیده است. فرقی ندارد از یک کارگاه کوچک خانوادگی خرید کنید یا اینکه از یک کارخانه بزرگ خارجی، مهم این است که چیزی که می‌خرید با شما هماهنگ باشد و شما را پیش ببرد. اگر به دنبال این هستید که تغییر دکوراسیون دفتر کار خود را با محصولات چوبی خیلی بادوام انجام دهید، بد نیست به دنبال مشاوره هم بگردید چه از یک طراح مبلمان اداری چه شرکت‌های فعال در این زمینه که اغلب هم به رایگان مشاوره می‌دهند.

نباید دوم: پیش از دکوراسیون دفتر کار، اندازه‌گیری فضای کار خود را فراموش نکنید

باور کنید می‌دانیم بدیهی است؛ ولی خیلی از افراد اغلب این موضوع را فراموش می‌کنند. حساب کتاب حرکت کارکنان خود را داشته باشید. حساب کنید شخصی بخواهد از روی صندلی خود بلند شود، باید چقدر صندلی خود را تکان دهد. جاهای شلوغ و پر رفت و آمد دفتر کار خود را بشناسید. چند نفر در آن واحد آنجا هستند؟ در ساعات استراحت، چند نفر و کجا جمع می‌شوند؟ جای مشخصی برای پرینت و چاپ و کارهای فنی دارید؟ آیا جایی برای برگزاری ویدیو-کنفرانس دارید؟ اگر با استفاده از نرم‌افزارهای مختلف از جمله اتوکد، پلان دفتر کار خود را داشته باشید، چندین قدم کارتان جلو می‌افتد. ولی در خیلی از شرکت‌های تولید مبلمان اداری از جمله ما، متخصصان خودشان چنین کاری انجام می‌دهند. فضا را اندازه‌گیری می‌کنند و بررسی‌های لازم را هم انجام می‌دهند. بنابراین باید این کار را خودتان انجام بدهید، یا از متخصصان کمک بخواهید. اما بهرحال فراموش نکنید.

باید سوم: هنگام دکوراسیون دفتر کار، حرکت و سلامت کارکنان را اصل قرار دهید

روی سلامت بدنی کارکنان خود سرمایه‌گذاری کنید؛ با بهره‌وری بالا و پیشروی‌های غیرمنتظره، این سرمایه‌گذاری را جبران می‌کنند. این یعنی در دکوراسیون دفتر کار به عناصر و چیدمان‌های بیوفیلیکی چشم داشته باشید که نهایتا کارکنان شما را سرحال بیاورد. حتما لازم نیست تردمیل نصب کنید؛ ولی سعی کنید نیازهای اولیه کارکنان را کامل برآورده کنید. برای مثال، میز اداری انتخاب کنید که قابلیت تنظیم ارتفاع داشته باشد یا سعی کنید یک وسیله ورزشی کوچک در دفتر کار خود جا بدهید. انسان نوعا تمایل دارد در محیط‌هایی باشد که حس و حال طبیعت داشته باشند. اگر گل و گیاه در محیط کار بگذارید، اثر نور مصنوعی را کم می‌کند، میزان رطوبت را به تعادل می‌رساند، و روی هم رفته محیط دفتر کار را دلنشین‌تر می‌کند. افراد دوست دارند در چنین محیطی کار کنند. روی نور هم حساب کنید. نور خوب می‌توانند روحیه کارکنان را حفظ کند و آن‌ها را قوی کند.

نباید سوم: خود را به دفتر کار با پلان باز محدود نکنید

صنعت چیدمان و مبلمان اداری دوباره دارد به روزهای پیشین برمی‌گردد: از چیدمان‌ دفتر کار با پلان باز به دفتر کارهای فردی، خصوصی قدیم. این یعنی اتاق‌های تکی کار دوباره زنده می‌شود؟ نه الزاما. دفتر کارتان خصوصی باشد یا پلان باز داشته باشد فرقی نمی‌کند؛ مهم این است که فضای درست و کافی برای حرکت و انجام امور داشته باشد. به این ملاحظات «طراحی بر مبنای فعالیت‌های جاری» می‌گویند. ولی اگر دفتر کار با پلان باز خود را اجاره کردید، مبلمان اداری موقتی هم راه‌حلی است برای ایجاد فضاهای خصوصی در هر نوع دفتر کاری. ولی پیش از هر تصمیمی، پیشنهاد ما این است که به صورت جداگانه با تک تک کارکنان خودتان جلسه بگذارید، شرح وظایف و نیازهای آن‌ها را به دقت بخوانید و بشنوید و بعد با همکاری همه آن‌ها درباره دکوراسیون دفتر کار خود تصمیم بگیرید. با این رویه، آن‌ها هم حس بهتری خواهند داشت.

راه‌های ارتباطی ما