بعد از کلی تحقیق و مشاوره بالاخره سالن کنفرانس مدنظر خود را پیدا کرده‌اید. حالا وقت آن است که تصمیماتی درباره تجهیز سالن کنفرانس خود بگیرید. بی‌شک باید مدلی باشد متناسب با نیازهای شما و برنامه‌هایی که برگزار می‌کنید. در این مقاله راجع به همین موضوع بحث می‌کنیم. اول از همه بدانید و آگاه باشید که اگر چیدمان و تجهیز سالن کنفرانس مهمتر از خود محل آن نباشد، قاعدتا کمتر نیست.
درک درست از وجوه احتمالی خود کنفرانس، کلیدی است که ما را به شیوههای مختلف تجهیز سالن کنفرانس می‌رساند. این جنبه‌ها، شامل تعداد شرکت‌کنندگان در کنفرانس، در نظر داشتن نیازهای ویژه مشتریان و ارزیابی منابعی است که در اختیار شماست.
در ادامه مقاله، به بعضی از آسان‌ترین و سریع‌ترین شیوههای تجهیز سالن کنفراس می‌پردازیم که چندان نیاز به تجربه خاصی ندارند. آنقدر که یک آماتور هم به راحتی از پس آن برمی‌آید و می‌تواند بهترین نتیجه را کسب کند.
نکاتی کلی درباره تجهیز سالن کنفرانس
خطاب به برنامه‌ریزان تجهیز سالن کنفراس
وقتی مشتری هیچ ایده‌ای درباره موضوع ندارد و در عین حال می‌خواهد بهترین تجهیز سالن کنفرانس با استفاده حداکثری از فضا و حداکثر امکان حرکت انجام بگیرد، اوضاع خیلی جالب می‌شود. شما باید به عنوان برنامه‌ریز همه توانایی و تجربه خود را به کار ببندید و بهترین پیشنهادی که در چنته دارید به آن‌ها ارائه کنید.
خطاب به مشتریان تجهیز سالن کنفرانس
بهتر است همیشه ایده‌ای از آن چیزی که می‌خواهید داشته باشید (اینجا: تجهیز سالن کنفرانس). چرا که اگر با ذهن خالی با برنامه‌ریزان و طراحان مواجه شوید و در نهایت به آن چیزی که مطابق انتظارتان است نرسید، اگر بیش از آن‌ها مقصر نباشید، کمتر هم تقصیر ندارید.
تجهیز سالن مدل مناسب تاتر و کنفرانس
این مدل تجهیز سالن کنفرانس به طور کلی شامل ردیف‌های مختلف صندلی کنفرانس در مجاورت یک اتاق است. معمولا هم از وسط یا گوشه‌ها تقسیم شده که باعث می‌شود افراد در آن به راحتی رفت و آمد داشته باشند.
معمولا تعداد ردیف‌ها و ستون‌ها با هم باید برابر باشد. اگردر کنفرانس‌هایی که برگزار می‌کنید، شرکت‌کنندگان خیلی نیاز به نت‌برداری ندارند یا اینکه شرایط به طوری است که می‌خواهید حداکثر تعداد ممکن در سالن بنشینند، این مدل تجهیز سالن کنفرانس مناسب شماست.
به طور معمول این ساان‌ها مناسب برگزاری کنفرانس‌هایی تا حداکثر ۲ ساعت است. برای کنفرانس‌های با جمعیت زیاد، گردهمایی‌های سالیانه و مراسم‌هایی مشابه مناسب است.
تجهیز سالن کنفرانس کلاسی
بعضی دوست دارند این سبک تجهیز سالن کنفرانس را «مدل مدرسه‌ای» بنامند، ولی واقعیت این است که این مدل بهتر از آن است که به نظر می‌آید. میزها و صندلی‌ها طوری چیده شده‌اند که روبروی آن‌ها بتوان نوشت، از کامپیوتر استفاده کرد یا اینکه چیزی خورد. این مدل تجهیز سالن کنفرانس وقتی به کار شما می‌آید که می‌خواهید مهمانانتان غذایی به صورت محدود صرف کنند، از کامپیوترهای شخصی خود استفاده کنند یا اینکه طی کنفرانس، یادداشت‌برداری کنند. بهترین کاربری این سبک تجهیز سالن کنفرانس، در زمینه آموزش یا ارائه است.
ولی خیلی هم سعی نکنید تعداد بالایی از افراد را پشت یک میز جا کنید. چرا که در نهایت نمی‌توانند از فضا بهترین استفاده را داشته باشند و با حس نارضایتی سالن را ترک خواهند کرد.
مدل تجهیز سالن کنفرانس U شکل
در این شیوه تجهیز سالن کنفرانس، میزها پهلو به پهلوی یکدیگر قرار می‌گیرند و یک طرف هم باز خواهد بود. در واقع تجهیز سالن کنفرانس به شکل U یکی دیگر از محبوب‌ترین شیوه‌ها است. همچنین می‌توانید دور یک میز گرد صندلی‌های خود را بچینید و یک طرف را هم باز بگذارید تا مناسب ارائه شود. به طور معمول هدف باز گذاشتن یک طرف این است که همه کسانی که نشسته‌اند، بتوانند آنچه که به صورت بصری ارائه می‌شود، ببینند. این مدل تجهیز سالن کنفرانس وقتی که بخواهید ترکیبی از امکان ارائه و تعامل گروهی و بحث داشته باشید، حرف ندارد و مناسب برگزاری گردهمایی‌های سالانه کوچک، کنفرانس‌ها و ورکشاپ‌هاست.
تجهیز سالن کنفراس به عنوان سالن اجتماعات
این سبک تجهیز سالن کنفرانس، درست مقابل تجهیز U شکل قرار می‌گیرد. در این شیوه، صندلی‌ها به طور کامل اطراف میز را پر می‌کنند. یک میز مستطیلی و یا بیضی شکل مناسب این چینش است. وقتی گروه بزرگتر از حد عادی هم شود، می‌توانید میزهای بیشتری اضافه کنید. اگر می‌خواهید شرکت‌کنندگان در این کنفرانس، تعامل رو در رو داشته باشند این سبک تجهیز سالن کنفرانس، در واقع بهترین مدل برای شماست. ولی در نهایت حواستان هم به تعداد شرکت‌کنندگان باشد. چون بهرحال این عدد است که دست شما را برای ایجاد یک میدان توخالی در وسط یا شکل دادن اجتماعی مستطیلی باز می‌کند. یا در نهایت می‌توانید فقط یک میز مستطیلی داشته باشید. این سبک، مناسب جلسات مدیران، جلسات کمیته‌ها، معرفی اعضای تیم‌ها و مصاحبه است.
تجهیز سالن کنفراس به شکل V
این سبک تجهیز سالن کنفرانس، خیلی نزدیک به تجهیز سالن کنفراس کلاسی است؛ با این تفاوت که میز و صندلی‌ها با زاویه به سمت روبرو و داخل چیده شده‌اند و به همین دلیل هر فرد در دورترین نقطه هر ردیف هم سخنگو را ببیند یا اینکه بدون دردسر جلوی خودش را ببیند. این سبک تجهیز باعث بالا رفتن تمرکز طی کنفرانس می‌شود. به علاوه همه مزایای سبک سالن کنفرانس کلاسی را هم دارد و مناسب آموزش و ارائه دروس است.
را‌ه‌های ارتباطی ما:
